Документы, которые должны быть

Они нужны не для отчётности, а для того, чтобы претензию было на что опереть. Устная договорённость проверку не проходит.

Договор и приложения

Основной документ. Существенное — не в теле договора, а в приложениях: состав работ, график, порядок приёмки.

  • Состав работ по зонам
  • График и часы обслуживания
  • Порядок фиксации замечаний
  • Ответственность и страхование

Чек-лист и журнал

Ежедневный рабочий документ. По нему исполнитель отмечает выполненное, а вы проверяете.

  • Отметки по каждой зоне
  • Подпись исполнителя за смену
  • Отметка ответственного с вашей стороны

Документы на средства

Для медицинских, образовательных и пищевых объектов — обязательны и запрашиваются при проверке.

  • Свидетельства о регистрации
  • Инструкции по применению
  • Копии на объекте, а не в офисе
Документ Кто ведёт Зачем
Договор с приложениями Обе стороны Основание отношений
Чек-лист по зонам Исполнитель Приёмка работ
Журнал уборок Исполнитель Подтверждение при проверке
Акт выполненных работ Подрядчик Ежемесячно
Документы на средства Подрядчик Проверки надзора
Медкнижки персонала Подрядчик Медицина, образование, пищевые

Что запомнить

  • Существенные условия лежат в приложениях к договору, а не в его теле.
  • Чек-лист — единственное основание для претензии по качеству.
  • Журнал уборок подтверждает факт обслуживания при разбирательстве.
  • Документы на средства хранятся на объекте, а не в офисе подрядчика.
  • Для медицины, образования и пищевых объектов нужны медкнижки персонала.

Вопросы о документах

Работаете ли с НДС

Да, работаем с юридическими лицами по договору, предоставляем полный пакет закрывающих документов.

Как часто подписываются акты

Ежемесячно. К акту прикладываем отчёт по выполненным работам и зафиксированным замечаниям.

Что если проверка пришла внезапно

Все документы хранятся на объекте, а не в офисе. Это специально: привезти их за час не всегда возможно.